Erply standardseadistuses on arvevormil kaks sarnast välja: “Klient” ja “Kauba saaja”.
Mõlemale väljale saab valida kliendi kliendiregistrist. Esimene neist väljadest, “Klient” on sealjuures kohustuslik ja märgib osapoolt, kellel on kohustus arve tasuda. “Kauba saaja” väli on tarvis täita ainult juhul, kui kauba saaja on maksjast erinev.
Maksjad ja kauba saajad võib eelnevalt ka kliendimoodulis kokku siduda; see lihtsustab arvete koostamist. Kauba saajaks oleva allasutuse või filiaali kliendikaardil tuleks täita väli “Arvete maksja”:
Arvet koostades tuleks sel juhul alustada “Kauba saaja” valimisest. Erply täidab seejärel lahtri “Klient”:
Varasem lahendus: “Klient” ja “Maksja”
Pikemalt kasutuses olnud Erply kontodel on arvevormil pilt teistsugune: “Kauba saaja” väli puudub, selle asemel on hoopis väli “Maksja”. Ka täitma peab neid välju sel juhul vastupidiselt: “Klient” tähendab kauba saajat ja “Maksja” väli oleks vaja täita ainult sel juhul, kui arve läheb tasumiseks kellelegi teisele.
Seda lahendust me uuematel kontodel ei kasuta, sest sellel on mitu puudust. Eelkõige tekib segadus kliendisaldoga. Saldot oleks õige arvestada maksjatele, samas võivad laekumised importides või käsitsi sisestades minna kliendi e. kauba saaja külge ja sellisel puhul näitab Erply klientidele ebakorrektset ettemaksu või võlga.
Püüdes seda vastuolu lahendada, on Erplysse lisatud kunagi ka valikuvõimalus “Koosta laekumata arvete aruanded ja arvesta kliendisaldo: arve maksja järgi / kliendi järgi”. Samas selline valik sisuliselt ei toimi, sest laekumised ei ole samaaegselt mõlemaga (kliendiga ja maksjaga) seotud ning neid ei ole võimalik vastavalt sättele ühe või teise või koguni mõlema tehingupartneri saldosse arvestada.
Pikaaegsetele klientidele pakume võimalust uuemale lahendusele üle minna. Erply käivitab üleminekuprotseduuri, mille käigus tõstetakse arvetel info ringi. Arvetel, kus mõlemad väljad on täidetud, saab “Maksjast” klient ja “Kliendist” kauba saaja. Erply kontrollib ka üle, et arve laekumised oleks õige osapoole (uues süsteemis “Kliendi”) küljes, nii et nii arve kui selle laekumised kajastuks ühe ja sellesama ettevõtte saldos.
Ülemineku käivitamiseks võib pöörduda Erply klienditoe poole.