Ülevaade
Enamik Erply kontosid kasutavad “uut laoarvestusloogikat”, mida allpool on kirjeldatud. See on juba aastaid olnud vaikimisi peal kõigil uutel kontodel.
On aga väike arv vanemaid kontosid, kus on veel kasutusel “vana” loogika. Erply tiim saab teie kontot uuendada ja pakub hea meelega abi; uuendus parandab laokäibe aruannete kiirust ja võimaldab kasutada lisafunktsionaalsust. Sellega aga kaasnevad ka piirangud kinnitatud dokumentide muutmisel; palun vaadake hoolega üle alljärgnevad selgitused.
Konto seadistuse kontrollimine
Konto seadistust saab tuvastada back office'i versiooninumbri järgi, mida kuvatakse all paremas nurgas (Classic) või ülalt paremalt avanevas menüüs (Berlin).
Kui versiooninumbri järel on tähis "(i)", siis on kontol uus laoarvestus.
Kui versiooninumbri järel ei ole tähist "(i)", siis on kontol vana laoarvestus. Allpool kirjeldame üleminekut vanalt uuele laoarvestusele.
Muudatused laopidamises
1. Uues laoarvestuses tuleb kõik laodokumendid kinnitada. Kinnitamise nupp on lisatud ka arvelevõtu, mahakandmise ja lao liikumise aktidele.
2. Kinnitatud dokumendi ridu ei saa enam muuta (ja samuti ka ladu), sest kinnitatud dokumendist on juba koostatud laokanded. Täpsemalt öeldes: dokumendil ei saa ridu lisada ega kustutada, või dokumendireal toodet või kogust muuta. Muid välju (nt. arvel müügihinda) on siiski võimalik redigeerida.
Muutmiseks tuleb dokumendist teha koopia ja vana dokument krediteerida või kustutada.
Erandina on võimalik kinnitatud saatelehelt ridu kustutada.
Teise erandina on ostuarvetel pärast kinnitamist võimalik muuta valuutakurssi ja lisada transpordikulusid. Ka juhul, kui partii on juba klientidele maha müüdud, uuendatakse tagantjärele selle laohinda.
3. Kauba liigutamiseks ühest laost teise peab olema piisav laoseis. Lao liikumise akti kinnitamisel süsteem kontrollib, et laoseis oleks piisav, vastasel korral annab veateate.
4. Laokanded luuakse hetkel, kui kasutaja dokumendi kinnitab. Seega kaubad tulevad lattu sisse ja lähevad välja dokumentide kinnitamise järjekorras. Põhimõtteliselt ei saa laodokumendil kauba sissetuleku või väljamineku kuupäeva ise määrata, vaid kõik laomuudatused toimuvad reaalajas.
Kui ostuarvel on aprilli kuupäev, aga ostuarve kinnitatakse maikuus, siis ka ostuaruandes kajastub see maikuu all.
Uued võimalused
Need Erply funktsioonid on saadaval ainult uuendatud laoarvestusega klientidele:
- Toodete komplekteerimine
- Toodete tabeli filter “Näita ainult laos olevaid tooteid”
- Ostu koondplaneerimine ja kaupade liigutamine harulattu
Moodulis Aruanded → Laoseis on nüüd laoseisude aruanne, kus on sees nii positiivsed kui negatiivsed laokogused. Aruanne kannab nime “Kõik laoseisud (positiivsed ja negatiivsed)”. Varasemalt tuli reaalset laojääki ja miinuses laokoguseid vaadata eraldi aruannetest.
Teie konto uuendamine
Konto uuendamiseks peame läbi viima laovarude ümberarvestuse. Eelnev periood suletakse täielikult ja eelneva perioodi dokumente ei ole enam võimalik ei muuta ega kustutada.
Me valime ülemineku kuupäeva; tüüpiliselt on selleks eelmise kuu lõpp, ehk et kui hetkel on näiteks aprillikuu, siis ülemineku teeme 31. märtsi seisuga.
Erply:
- võtab laoseisu aruande perioodi lõpu seisuga (31. märts);
- salvestab kogused ja laohinnad uude laosüsteemi;
- ja koostab laokanded kõigile ostudele, müükidele ja laodokumentidele, mis on koostatud pärast seda kuupäeva (st. siis alates 1. aprillist).
31. märtsi kuupäevaga ja varasemad dokumendid lukustatakse ja neid ei saa enam ei muuta ega kustutada.
Kõigile lao liikumistele, mis on toimunud pärast 1. aprilli, tehakse kontroll: kas laoseis on piisav? Kui mitte, siis jääb lao liikumine kinnitamata staatusesse, otsekui ei oleks see veel aset leidnud. Info selliste lao liikumiste kohta ilmub ka teie avalehele, sõnumite alajaotusesse.
Selliste lao liikumistega tegelemiseks on mitu varianti. Kui probleem on selles, et mõni ostuarve näiteks pole veel saabunud, võib selle ära oodata ja lao liikumised seejärel kinnitada. Kui laoseis on lihtsalt vale, võib seda korrigeerida ja seejärel proovida liikumist uuesti kinnitada. (Nt. kui plaanis oli teise lattu liigutada 5 tk, siis oleks pidanud ka laoseis tol hetkel olema vähemalt 5 tk.). Ja lõpuks võib need lao liikumised ka tähelepanuta jätta ja kõik laovahed korrigeerida järgmise inventuuri käigus.