Müügidokumendid

Müügidokumentide liigid

Dokumendiliike muuta või juurde lisada ei saa. Samuti ei ole võimalik kustutada dokumendiliike, mis on juba kasutuses.
Müügidokumendi kuvamise järjekorda arve loomisel ja filtreerimisel on võimalik muuta Seaded → Kõik seaded → Müügidokumentide liigid.

“Müügidokument” on Erplys üldine termin, mis hõlmab endas kaheksat sorti dokumente.
Need dokumenditüübid enamasti jagavad struktuuri, aga igaühel on oma eesmärk.

Müügidokumentide liikide omadused

Müügidokumendi loomine

Müügidokumendi koostamiseks valige Müük → Lisa arve. Müügidokumendi liigi saab valida vastavalt vajadusele vasakult menüüst.

Seejärel sisestage ülejäänud vajalik info seoses kliendi, kauba saaja jms. 
Enamasti on arve, tellimuse või pakkumise vormil väljad Klient ja Kauba saaja — mis tähendab, et Kliendi väljale tuleks valida see osapool, kes arve tasub. Väli Kauba saaja ei ole sealjuures kohustuslik. 
Kui kauba saaja ja maksja on üks ja sama, piisab arvele ainult Kliendi määramisest.

Müügidokumendile toodete lisamiseks trükkige reale nimetus või kood, et alustada otsingut või sisestada. Nägemaks kogu tootevalikut→vajutage luubi märgile→valige soovitud tooted.
Kui kõik tooted on lisatud, vajutage Salvesta ja Kinnita. Müügidokument on koostatud, asub nüüd Arved moodulis ja on valmis edasi kasutamiseks

Müügidokumentide nummerdamine

Nummerdus näeb erinevatel dokumenditüüpidel välja selline:

Kviitungid

Kviitungite nummerdamisnäited:

34000001

Antud number ütleb, et see on esimene tehing kassast nr 3 kogu kassade arvust.

 24000054

See number ütleb, et see on 54. tehing kassast nr 2 kogu kassade lõikes.

Numbrite jaotus

24000054

Erply poolt määratud kassa nuber. Selle numbri leiate jaotisest Jaekett -> Kassad

See number näitab ära kassa, kus müüktehti ja omakorda asukohta, kus seda käsitleti.

 24000054

See on kviitungite algarv ja identifitseerib dokumendi müügikohas tehtud kviitungina. Pärast 1 000 000 müüki/või tagastamist suureneb see arv 5-ni.

 24000054

Unikaalne identifikaator. See arv on tehingute koguarv selles kassas. Pärast kokku 1 000 000 müüki ja/või tagastamist on kviitungi number 25 000 000.

Tagastused

Numbrinäited:

34000003K

Antud number ja numbri lõpus olev K ütleb, et see on tagastus ja see oli kassade koguarvus kolmandas kassas töödeldud tehing.

100007K

See ütleb mulle, et see on 7. lao poolel tehtud tehing ja seda töödeldi lao poolel.

34000003K

See on tagastamiste algusarv ja identifitseerib dokumendi kui müügikohas tehtud kviitungit. Pärast 1 000 000 müüki ja/või tagastamist suureneb see arv 5-ni.

 34000003K

Unikaalne identifikaator. See arv on selle kassa müükide ja tagastamiste koguarv. Pärast kokku 1 000 000 müüki ja/või tagastamist on kviitungi number 35 000 000 000.

Tagastusnumber põhineb kassal, kus müük tagastati. Kviitungiga tagastamisel ja ilma kviitungita tagastamisel pole unikaalset numbrite erinevust. Tagastuskviitungi numbrid langevad kokku kviitungi numbritega.

Näiteks kui müüki töödeldakse kviitunginumbriga 24000054, siis järgmine tagastus kannab numbrit 24000054K, siis järgmine müük on 24000055.

Lao poolel tehtud tagastus 

Numbrinäited:

100007K

Lao poolel tagastuse nummerdamine on veidi erinev, kuid nummerdamissüsteem on üldiselt sama. Sarnaselt sellele, kuidas kviitungid ja tagastused on omavahel nummerdades lingitud, on nummerdamine seotud Back Office'i tagastuste, arvete ja arve-saatelehtede vahel.

100007K

Lao poolel dokumentide algarv. Algnumbrit saab käsitsi muuta Back Office'i seaded -> Seadistamine -> Müügidokumentide algusnumbrid.

Seda numeratsiooni rakendatakse arvetele, arvetele-saatelehtedele, kreeditarvetele ja kviitungitele (välja arvatud need, mis on väljastatud POS Berlinist või Offline POS-ist).

Number võib olla kuni 7 numbrit pikk.

 100007K

Tehingute number. See hõlmab arveid-saatelehti, kreeditarveid ja Lao poolel tehtud kviitungeid.

100007K

Täht K identifitseerib dokumendi kreeditarvena. Kiri on kreeditarve dokumenditüübile ainulaadne.

Pange tähele, et see number ei sisalda 4, kuna seda ei töödeldud kassas.

Lao poolel tehtud arved, arved-saatelehed, kreeditarved ja kviitungid

jagavad kõik sama numeratsiooni.

Näiteks kui Arve luuakse numbriga 100008, on järgmisena loodava kreeditarve number 100009K ja järgmisena loodava arve-saatelehe number 100010 ja nii edasi. 

Saatelehed, ettemaksuarved, pakkumised ja BO müügitellimused

Numbrinäited:

100001

Lao poolel olevad saatelehed, ettemaksuarved, pakkumised ja müügitellimused jagavad kõik sama numeratsiooni. 

Näiteks kui saateleht luuakse numbriga 100001, on järgmisena koostatud lao poolel müügitellimus 100002 ja järgmisena koostatud hinnapakkumine 100003 ja nii edasi.

Müügidokumentide algusnumbrite muutmine

Liikuge back office'is Seaded -> Üldseadistused -> Müügidokumentide algusnumbrid.

Antud jaotis on jagatud kahte kategooriasse:

• Arved, sularahaarved ja sarnased dokumendid
• Saatelehed, pakkumised, tellimused ja sarnased dokumendid

Sisestage numbrijada, millega soovite, et dokumendid algaksid. Näiteks kui Teil on Kunstigalerii 555, saate määrata kõikide arvete alguseks numbrid 555, sisestades selle numbri ülemisele väljale – või kõikide müügiga seotud dokumentide alguseks numbri 555, sisestades selle alumisele väljale.
Kui täita ainult alumine väli, algavad kõik dokumendid sisestatud numbritega.

Kui te olete lõpetanud, Salvestage kindlasti seadistused.

Märkused müügidokumentidel

Müügidokukmentide märkustega saab juhtida tähelepanu detailidele, mis on muutunud või mida peab teadma lepingu sõlmimisel.

Levinumad märkused:

• Uuenenud maksetingimused
• ​Tellimuse täpsustused
• Õigused ja kohustused
• Tagastamistingimused
• ​Tarnetingimused

Märkuste lisamine müügidokumentidele

Märkusi saab lisada, kas uuele või juba salvestatud dokumendile. 
Valige dokument kuhu soovite märkuse lisada. 

Märkuste lisamise võimalus asub vasakul.
Märkmetesse (Lisatekst arvel) sisestatud tekst läheb automaatselt väljatrükile. 

  
Sisemiste märkuste lisamiseks on "Märkused" antud teada jääb nähtavaks vaid kasutajatele. 

Pärast märkmete lisamist vajutada Save
Märkmed (Lisatekst arvel) on nähtavad standard väljatrükiga.

Automaatne kontaktisiku ja aadressi lisamine müügidokumendile

Müügidokumendi vormistamisel on vaikimis määratud automaatne aadressi ja kontaktisiku lisamine. Automaatne lisamine toimub ka Kauba saaja puhul, kus lisatakse kontakt ja tarneaadress.
 

Süsteem valib aadressiks ning kontaktiks esimse valiku kliendi aadresside nimekirjast.
 

Kasutaja saab eemaldada aadressi või kontaktisiku, valides asemele tühja välja.

Soovi korral saab seadistuse muuta ka mitteaktiivseks, selleks tuleb minna SEADED ->Üldseaded -> Arved ja müük.

Eemaldades märgistused ning salvestades seaded, jätab süssteem aadressi ja kontaktisiku automaatselt lisamata.
Mõlemaid sedeid saab rakendada ka eraldi, näiteks saab jätta peale, aadressi lisamise automaatselt aga kontaktisik tuleb määrata.

Miks tekib toodetele vale laoseis? 

See võib tekkida näiteks, kui koostatakse kreeditarve, mis see võtab igal juhul arvel oleva kauba nö lattu tagasi. Ehk kui lisaks arvele pole saatelehte koostatud, siis tekib tootele ka vale laoseis.