Kreeditarvet kasutatakse kauba tagastamise korral.
Kreeditarve:
viib kauba lattu tagasi,
kajastub müük-laokäibe aruandes laokande kuupäeva järgi (kinnitamise kuupäev ja kellaaeg),
tekitab negatiivse müügikäibe ja kajastub müük-müügikäibe aruandes dokumendi kuupäeva järgi.
Kreeditarvet on soovitatav teha originaalarve alt, milleks saab olla kas arve-saateleht või sularahaarve (mõlema dokumendiliigi puhul toimub nii lao- kui ka müügikanne).
Kreeditarve koostamiseks käituge järgmiselt:
Ava dokument, millel on tagastamisele kuuluv kaup → Veel (alt menüüribast) → koosta kreeditarve → vajadusel redigeeri ridu/kogused → Kinnita. Juhul, kui originaaldokumendil oli ka laekumine, siis tuleb viimase sammuna lisada originaaldokumendile miinusmärgiga laekumine tagastatava summa ulatuses ja makseviisiga.
Kuna tagastatud võib olla kogu arvel olev kaup või vaid osa sellest, saate ridu kustutada rea lõpus oleva X märgi abil või toote kogust muuta. Oluline on jälgida, et kogus oleks miinusmärgiga.
Kui kogused kontrollitud ja vajadusel tagastatava kauba read redigeeritud, siis kinnitage kreeditarve.
Kreeditarve kinnitamisel tekitab Erply automaatselt nii loodud kreeditarvele kui ka originaalarvele laekumise kande liigiga “kreeditarve”. Kui avame originaalarve ja vaatame laekumisi, näeme seal kahte laekumist: esiteks algne makseviis (positiivne ja laekumise viisiks kliendi algne makseviis) ning kreeditarve (positiivne ja laekumise viisiks kreeditarvega). Nüüd tuleb manuaalselt lisada laekumine originaalarvele: miinusmärgiga tagastatud summa tagastamise liigi viisiga.
Näiteks tagastades kliendile 100 eurot ülekandega, lisate summaks -100 €, laekumise viisiks ülekandega ja salvestate.
Konkreetse näite korral täidan lahtrid järgnevalt ja salvestan laekumise:
Korduma kippuvad küsimused
Kas dokumendiliigile arve saab teha kreeditarve?
Jah, aga kuna arve tekitab vaid müügikäibe, siis on vaja arvele lisaks koostada saateleht. Välja arvatud juhul, kui arvel on mittelaotoode. Kreeditarve võtab igal juhul arvel oleva kauba nö lattu tagasi ehk kui lisaks arvele pole saatelehte koostatud, siis tekib tootele vale laoseis. Saatelehte on kõige lihtsam koostada tehes konkreetsest arvest “koopia” ning muutes vaikimisi antud dokumendiliik saateleheks. Loodud saatelehega midagi lisaks tegema ei pea. Juhul, kui saatelehte ei soovita teha, siis teine variant on teha arvel olevale tootele (või toodetele) mahakandmisakt.
Kuidas toimida, kui klient pole veel arve eest tasunud ning otsustab tehingust loobuda?
Juhul, kui on koostatud arve-saateleht ning sellel puudub laekumine, piisab arve kreeditarveks tegemisest ja kinnitamisest. Eraldi lisaks ühtegi laekumist ei tule lisada, sest süsteem tekitab automaatselt ühe positiivse kreeditarvega laekumise (originaalarvele) ning ühe negatiivse kreeditarvega laekumise (kreeditarvele) ning kreeditarve tulemusel viiakse kaup lattu tagasi. Juhul, kui on koostatud vaid arve, tuleb lisaks teha saateleht (vt ülemist küsimust). Sarnaselt arve-saatelehega ühtegi laekumist lisama ei pea, sest süsteem tekitab automaatselt positiivse ja negatiivse laekumise.
Kuidas käituda, kui peale kreeditarve koostamist on kliendile tekkinud, kas võlg või saldo, mida tegelikkuses ei eksisteeri?
Esiteks tuleks kontrollida kliendiga seotud kreeditarveid ja seotud laekumisi (nii kreeditarvel kui ka originaalarvel). Sagedasti tekib ebakõla just seetõttu, et originaalarvel puudub negatiivne laekumine (ehk miinusega summa, mis on kliendile tagastatud) või on sinna sisestatud summa vale (näiteks on toimunud osaline tagastus x summas, kuid ekslikult on tagastatud kogu originaalarve summa või unustatud miinusmärk lisada). Teiseks saate ülevaate kliendiga seotud laekumistest avades konkreetne kliendikaart või mõni kliendiga seotud müügidokument ning klõpsates dokumendinumbri all olevale tekstile “vaata saldoväljavõtet”.
Kuidas käitun kassasüsteemis tehtud tagastuste korral?
Kassasüsteemis tehtud tagastuse korral ei pea ise midagi lisaks tegema. Kui juhtub, et tegemist on sularahamaksega ehk kassas tehtud tehinguga ning tagastus tehakse laosüsteemis, siis tuleb käituda samamoodi nagu kreeditarvega (õpetus üleval).