Asiakkaat moduulissa voit hallinnoida nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Käytä asiakkaiden ostohistoriaa ymmärtääksesi paremmin ostajien tapoja ja voit houkutella heitä palamaan aina uudelleen myymälääsi.
Voit tarkastella olemassa olevia asiakastietoja, muokata ja lisätä uusia tietoja. Asiakkaita voi etsiä nimen, puhelinumeron tai sähköpostiosoitteen perusteella. Voit luoda erilaisia asikasryhmiä segmentointeja varten ostotottumusten ja muiden tietojen perusteella.
Yhteyshenkilöt: Mikäli asiakkainasi on yrityksiä tai organisaatioita, voit lisätä yritykselle useita yhteyshenkilöitä.
Maksamattomat lasku- ja saldoraportit: Luo rapotteja myöhästyneistä ja maksamattomista laskuista.
Erääntyneet laskut: Etsi ja luo raportteja asiakkaiden erääntyneistä laskuista.
Kanta-asiakkaiden pisteraportti: Kun käytössä on kanta-asiakaspisteet tällä raportilla voit tarkastella pisteiden saldoja ja yhdessä niihin liittyviä myyntejä valitulla ajanjaksolla.
Tuo ja vie asiakaslistoja: Asiakastiedot voidaan tuoda järjestelmään xlsx- tai csv-taulukoilla, kuten myös asiakastiedot on mahdollista viedä ulos taulukkotiedostoina.
Osoitteet ja sähköpostiosoitteet: Voit generoida esimerkiksi sähköpostimarkkinointia varten sähköpostiosoitteiden listauksen, josta näet myös ne asiakkaat, jotka ovat kieltäneet sähköpostimainoksien lähettämisen.
Asiakasryhmät: Luo ja muokkaa asiakassegmenttejä.
MYYNTI
Myyntimoduulissa käsitellään kassalla tai taustassa tehtyjä myynti-, tilaus- ja tarjousdokumentteja. Moduulin kautta voidaan myös muodostaa myynti- ja/tai ostotilauksia tuotteiden poiminnan avulla, seurata suoritusmerkintöjä ja asettaa yritysten verkkolaskutuksen käyttöön.
Laskut: Listauksesta löytyy kaikki eri myyntidokumenttien tyypit, jotka järjestelmään on koskaan luotu. Dokumentteja voi etsiä dokumenttityyppien ja muiden tarkentavien suodattimen avulla.
Tilaukset: Oletusasetuksilla kaikki luodut tilaukset varaavat tuotteiden varastosaldot, mutta eivät vielä yksinäään poista tuotteita varastosaldoilta. Tilauksia voidaan ottaa vastaan eri verkkokaupoista integraatioiden kautta ja tallentaa niitä kassan tai taustajärjestelmän kautta. Tilauksille voidaan tarvittaessa luoda jälkitoimituksia esim. tilanteissa, joissa tuotteiden varastosaldot eivät riitä toimitukseen ja tuotteet tilataan toimittajalta varastoon vasta myyntitilauksen luomisen jälkeen.
Tarjoukset: Tarjouksena tallennettu dokumentti ei vaikuta tuotteiden varastosaldoihin eikä niistä muodostu myyntiä. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen se voidaan viedä tilaukselle, jolloin varastosaldot varataan tai suoraan luoda tarjoukselle lasku-lähetyslista tai rahtikirjan kautta lasku, kahdella viimeisen toiminnon kautta varastosaldot vähennetään ja myynti muodostuu.
Etsi myyntidokumentti: Pikahaku myyntidomenttien numeroiden perusteella.
Suoritukset: Listauksessa näkyvät kaikki järjestelmässä tehdyt suoritusmerkinnät sidottuna dokumenttinumeroon. Myös suoritusten hakua voi tarkentaa asiakkaan nimen, summien tai päivämäärien suodattimilla.
Tuo maksusuoritukset: Käytössä ainoastaan Virolaisten pankkien kautta.
Yhdistä tuodut maksusuoritukset: Virolaisista pankeista saatujen suoritusten csv-taulukoiden yhdistäminen avoimiin laskuihin.
Toistuvaislaskutus: Toiminnon avulla voit luoda laskupohjia, joista voi esimerkiksi kuukausittain helposti luoda ja lähettää usein toistuvia laskuja.
Myyntitilausten käsittely: Listaus tilauksista, joita ei ole vielä lähetty asiakkaille eli niitä ei ole viety lasku-lähetyslistalle tai rahtikirjalle sekä listaus tilauksista, joita ei ole voitu toimittaa, koska varastosaldoja ei ole ollut riittävästi ja ne odottavat varastontäydennystä.
Keskeneräiset toimitukset: Listaa kaikki rahtikirjat, joille ei ole vielä luotu laskua eli niille ei ole muodostunut vielä myyntiä, mutta tuotteet on toimitettu asiakkaalle.
Poimi tuotteet tilaukseen: Toiminolla voi nopeasti luoda tuotteiden ja niiden saldojen perusteella myynti- tai ostotilauksia.
Vie kirjanpitoon: Toimii ainoastaan yhdessä QuicBooks kirjanpito-ohjelmiston integraation kanssa.
Tuo myyntejä: Olemassa olevia myyntidokumenttejä voidaan tuoda järjestelmään csv-tiedostolla, mutta on huomioitava, että Erplyssä kaikki tapahtumat ovat sidottu varastotapahtumiin.
TUOTTEET
Tuotteiden moduulissa luodaan ja järjestellään tilin koko tuotekantaa ja tuotteisiin liittyviä toimintoja, rakenteita ja toimintoja. Tuotekatalogin jokainen rivi vastaa yhtä tuotekorttia, oli kyseessä sitten palvelu- vai varastoitava tuote tai esim. sarjanumerollinen lahjakortti.
Tuotekatalogi: Katalogiin lisätään tuotekortit kaikille erillisille tuotteille. Tuotteita ei voi enää tallennuksen jälkeen lopullisesti poistaa katalogista, mutta ne voidaan piilottaa taustajärjestelmästä tai kassalta tilojen eri asetuksilla.
Lisää palvelu (ei varastoitava tuote): Nopea tapa luoda tuote, jolla ei ole lainkaan varastohallintaa. Uuden tuotteen luomisessa valinta "Ei-varastoitava tuote tai palvelu" on oletuksena aktiivinen.
Ominaisuujoukot: Toiminnossa määritellään matriisituotteiden ulottuvuudet ja arvot, kuten esimerkiksi koot ja värit. Ominaisuujoukot ja niiden arvot täytyy olla tallennettuna, ennen kuin tuotteista voi luoda matriisituotteita ja niiden variaatiota.
Kokoonpanotuotteet (Assembly): Kokoonpanotuotteita voidaan yhdistää uusiksi kokonaisuuksiksi, joiden osia voidaan kuitenkin myydä erillisinä. Kokoonpanotuotteilla on itsenäiset varastosaldot, jotka muodostetaan varastorekisteröinneillä. Kokoonpanotuotteen varastorekisteröinti poistaa osien saldot rekisteröinnin hetkellä.
Tuotepaketti (Bundle): Tuotepaketteja voidaan voidaan yhdistää uusiksi kokonaisuuksiksi, joiden osia voidaan kuitenkin myydä erillisinä. Tuotepaketeilla ei ole itsenäisiä varastosaldoja, osien saldot poistetaan myynnissä laaditun osien reseptien mukaisesti.
Hinnastot: Hinnastojen avulla voidaan muuttaa eri käyttötarkoituksia varten tuotekorttien hintoja tuotteittain tai tuoteryhmien mukaan. Hinnastot voidaan asettettaa tulemaan voimaan myyntipaikkojen, asiakasryhmien tai yksittäisten asiakkaiden mukaan. Hintalistoja voi olla käytössä useita yhtä aikaa. Hintalistojen tuotteita voi lisätä ja päivittää taulukoilla.
Toimittajat: Tuotteiden hankitapaikat ja organisaatiot. Myös toimittajia voi ryhmitellä ja tyypittää esimerkiksi kotimaisiin, EU:n sisäisiin ja EU:n ulkoisiin toimittajiin sekä käyttämään eri valuuttoja, joiden avulla ostotilauksille ja -laskuille tulee tuotteiden alvikantojen tiedot automaattisesti toimittajien mukaan, kun muuten käytetään tuotekortin alv-tietoja.
Tuote- ja palveluryhmät: Katalogin kaikki tuotteet organisoidaan tuoteryhmillä, joka on myös ainoa pakollinen tieto uutta tuotekorttia luodessa. Tuoteryhmien hierarkia vastaa kassanäkymän painikkeita.
Tuotekategoriat/Sarjat: Lisävalinta tuotteiden organisointiin. Valintaa voidaan käyttää erilaisten raporttien suodatuksessa.
Brandit (Tavaramerkit): Lisävalinta tuotteiden organisointiin. Valintaa voidaan käyttää erilaisten raporttien suodatuksessa.
Tärkeysryhmät: Lisävalinta tuotteiden organisointiin. Valintaa voidaan käyttää erilaisten raporttien suodatuksessa.
Vie tuotteet: Katalogin kaikki tuotetiedot voidaan vielä taulukkotiedostoon. Ilman suodattimien valintoja taulukkoon lisätään kaikkien tilillä olevien tuotteiden tuoterivit.
VARASTO
Varastomoduulissa halinnoidaan kaikkia tuotteiden varastosaldoihin liittyviä toimia, niin inventointeja, varastokirjauksia- ja poistoja, kuin myös puoliautomaattisia tapoja tehdä varastontäydennyksiä.
Varasto: Listauksessa on yhdellä silmäyksellä nähtävissä kaikkien varastotuotteiden saldot, ostohinnat sekä pikalinkit tuotteiden historiaraportteihin ja ostotilauksiin.
Toimittajat: Plus -ikoni (+) vie näkymän uuden toimittajan tallentamiseen. Otsikko Toimittajat listaa lisätyt toimittajat, josta niiden tietoja voidaan päivittää.
Varastosiirrot: Toiminnolla voidaan siirtää varastosaldoja eri varastojen välillä.
Varaston rekisteröinnit: Lisätään saapuneiden tuotteiden varastosaldot, mikäli sitä ei tehdä ostolaskutuksen kautta.
Varastopoistot: Poistetaan tuotteiden varastosaldoja. Poistoille voidaan tarvittaessa asettaa syykoodit, joilla määritetään poistojen perusteet, syykoodien käyttö voidaan myös asettaa pakolliseksi määrittää.
Inventointi: Luodaan inventointilistaus laskemista varten. Laskemisten hyväksymisien jälkeen järjestelmä luo automaattisesti tarvittavat varastorekisteröinnit ja/tai varastopoistot, joiden hyväksymisten jälkeen inventointi on valmis ja tuotesaldot on oikaistu vastaamaan hetken todellisuutta.
Inventointi - mobiili: Inventointiin voi tallentaa lasketut määrät myös erillisen mobiili URL:n kautta eri tyyppisillä viivakoodinlukijoilla (USB,Bluetooth) tai käyttää erillistä Stoctake Appia puhelimen tai muun älylaitteen kameran kautta.
Toimitusehdot: Intrastat myynteihin liittyvien toimitusehtojen asetukset.
Varaston täydentäminen: Toiminnolla voi tarkastella tuotteiden varastosaldoja ja helposti täydentää saldoja menekkiarvion ja minimiarvojen hälytysten avulla. Työkalu mahdollistaa myös saldojen ja myynnin menekkiarvoin perusteella tuotteiden siirrot massana ostotilauksille tai varastosiirroille.
Varastoraportti: Mahdollistaa erilaisten varastosaldojen raportit yksittäisten tuotteiden, varastojen, tuoteryhmien jne. suodattimien perusteella.
Import Product (beta): Tuo tuotteet tai päivittää tuotekorttien tietoja taulukoista, käytettävissä ovat csv, xls ja xlsx -tiedostomuodot.
Tuo toimittajia: Tuo toimittajia tai päivittää niiden tietoja xlsx tai csv tiedostomuodossa olevilla taulukoilla.
OSTOT
Ostojen moduulissa hallinoidaan kaikkia ostohin ja niiden prosesseihin liittyviä toimintoja.
Kaikki ostodokumentit: Listaa kaikki ostotilaukset ja -laskut.
Etsi ostodokumentti: Ostodokumenttien haku numeron perusteella.
Toimittajien yhteyshenkilöt: Yhteyshenkilöiden haku, lisääminen ja muokkaus.
Ostotilausraportti: Ostojen yhteenveto, tuote- ja tuoteryhmäraportit, myöhästyneiden toimitusten raportti, toimittajien ja toimittajaryhmien raportit. Ostodokumenttien ja ostettujen tuotteiden yksityiskohtaiset raportit.
Myöhästyneiden toimitusten raportit: Toimittajan ilmoittaman toimitusajasta myöhästyneiden ostojen raportit.
Vastaanota ostotilaus: Toiminnolla rekisteröidään tilausrivien tuotteiden saldot ostolaskun hyväksynnällä varastoon.
Varaston täydentäminen: Toiminnolla voi tarkastella tuotteiden varastosaldoja ja helposti täydentää saldoja menekkiarvion ja minimiarvojen hälytysten avulla. Työkalu mahdollistaa myös saldojen ja myynnin menekkiarvoin perusteella tuotteiden siirrot massana ostotilauksille tai varastosiirroille.
Ostolaskujen rivien tuonti txt-tiedostosta: Mahdollistaa olemassa olevien ostolaskujen tuoterivien tuonnin csv-taulukolla ostodokumentille. Toiminolla on mahdollista myös luoda uusia tuotteita. Helpottaa useita kymmeniä tai satoja rivejä sisältävien ostolaskujen käsittelyjä.
Vie kirjanpitoon: Toimii ainoastaan yhdessä QuicBooks kirjanpito-ohjelmiston integraation kanssa
HALLINTA
Moduulissa hallinnoidaan kaikkien varastopaikkojen ja myyntipisteiden asetuksia sekä niiden toimintoja. Moduulissa on myös erilaisia markkinoinnin työkaluja ja lahjakortteja sekä hinnastoja.
Varastopaikat: Erplyssä varastopaikat vastaavat varaston fyysistä sijaintia. Erplyn käytön kuukausilaskutus perustuu vakiona varastopaikkojen määrään. Uusia varastopaikkoja on mahdollista itse luoda, järjestelmä varottaa uuden varastopaikan luonnin yhteydessä mahdollisesta kuukausihinnan noususta. Luotuja varastopaikkoja ei ole mahdollista poistaa.
Kassapisteet: Jokainen kassapiste (ts. kassa) on aina sidottuna johonkin tiettyyn varastopaikkaan ja yhteen varastopaikkaan voi olla sidottu useita eri kassoja. Käytännössä jokainen kassa on eri laite (tietokone, tabletti tms.) omine käyttöasetuksineen.
Hinnastot: Hinnastojen avulla voidaan muuttaa eri käyttötarkoituksia varten tuotekorttien hintoja tuotteittain tai tuoteryhmien mukaan. Hinnastot voidaan asettettaa tulemaan voimaan myyntipaikkojen, asiakasryhmien tai yksittäisten asiakkaiden mukaan. Hintalistoja voi olla käytössä useita yhtä aikaa. Hintalistojen tuotteita voi lisätä ja päivittää taulukoilla.
Lahjakortit: Kun katalogiin on luotu tuote, jolla on merkintä "Tuote on sarjanumerollinen lahjakortti" on sitä mahdollista myydä sarjanumerolla yksilöitynä kassalla. Kaikki myydyt lahjakortit ja niiden saldot tulevat näkyviin valikossa, jossa on myös mahdollista luoda luoda niitä käsin, mutta silloin lahjakortista ei saada suoritusta. Sarjanumeroituja lahjakortteja on mahdollista myös tuoda massoina taulukoilla Tuo lahjakortteja toiminnolla.
Myyntikampanjat: Kampanjaan määritettyjen ehtojen täyttyessä kassalla voidaan antaa erilaisia alennuksia joko automaattisesti tai myyjän valtsemana. Ostajalle voidaan tarjota etuja mm. prosentti- tai kiinteinä alennuksina tiettyjen tuotesääntöjen täyttyessä tai kanta-asiakaspisteiden muutamiseksi rahalliseksi alennukseksi tai ilmaistuotteina jne.
Kuponkiehdot: Kupongit ovat sidottu kampanjoihin, jotka on määritetty käyttämään kuponkiehtoja. Kupongeilla annettavat alennusten ehdot voidaan määrittää ostosumman täyttymisen tai kanta-asiakaspisten täyttymisen mukaan tai alennuksena euroina.
Myönnetyt kupongit: Kampanjalla myönnettyjen kuponkien listaus js uusien kuponkikoodien luonti käsin.
Päivien avaukset ja päätökset: Kassojen päivien avausten ja sulkemisten tietojen listaus sekä muokkaus. Voidaan tarvittaessa tehdä X-raporttien inhimillesten virheiden korjauksia.
Maksut sisään / ulos: Kassoilla käytettyjen käteistä ulos / sisään tapahtumien listaus ja muokkaus. Voidaan tarvittaessa tehdä X-raporttien inhimillesten virheiden korjauksia.
Työajanseuranta: Kirjautuneiden työtekijöiden sisään / ulos kirjautumisten ja työtuntien listaukset. Voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia työajanseurannan raporttien oikaisemiseksi.
Verkkokaupan sivut: -
Työnteikijät: Jokainen Erply tilin käyttäjä on ensisijaisesti henkilö eli työntekijä, jolle luodaan käyttäjätunnus ja käyttäjäryhmä, käyttöoikeuksien tasojen määrittelyyn. Myynti- ja työaikaraportit näytetään aina työntekijän mukaisesti.
Aseta korttimaksut: Valitaan erikseen jokaisella kassalla käytössä oleva maksupäätteen integraatio. Itsepalvelutila tarkoittaa sitä, että käytössä on ns. ulkopuolinen maksupääte, jota ei ole integroitu kassaan eikä silloin kassa voi lähettää automaattisesti kortilla maksettavaa summaa maksupäättelle vaan se on tehtävä käsin.
Muokkaa kassojen pikavalintoja: Voidaan määrittää kassoille pikapainikkeet suoraan tietyille tuotteille. Samoja painikkeita käytetään joko kaikissa varastopaikoissa tai varastopaikkojen mukaan erikseen määritettyinä.
Muokkaa myymälän hinnastoa: Varastopaikkoihin sidottujen hinnastojen lisääminen, muokkaaminen tai poistaminen.
Tuo lahjakortteja: Sarjanumeroitujen lahjakorttien tuonti massana taulukosta. Tiedostomuodon on oltava XLSX tai CSV (UTF-8 tai UTF-16).
Sales Promotion (new): Uusittu käyttöliittymä edellä kuvattuun Myyntikampanjat työkaluun. Toimintaperiaate on samalainen, mutta uudessa versiossa on muutama uusi lisätoiminto ja paremmin määriteltävät ehdot.
RAPORTIT
Moduulissa on satoja erilaisia valmispohjia raporttien ottamiseen myynti- ja varastotoimintojen eri näkökulmista. Lisäksi on mahdollista luoda rajattomasti omaan käyttöön sopivia raporttipohjia Raporttigeneraattori työkalulla. Raporteille voidaan aina asettaa erilaisia suodattimia käyttötarkoituksen mukaisesti.
Myynti: Sisältää kokoelman raporttipohjia perustuen myyntien yhteenvetoihin, tuotteisiin, asiakkaisiin, myyjiin tai myyntidokumentteihin jne.
Kustannukset: Sisältää kokoelman raporttipohjia perustuen tuotteiden ostohintohin ja myyntihintoihin.
Kassa ja maksut: Voidaan ottaa kopio kassojen päivittäisistä X-raporteista ja päivien avaamisen / sulkemisen välillä tulleiden suoritusten yhteissummista sekä pohjakassoista. Suoritusten raportilla voidaan tarkastella ajankohdan mukaisesti kaikkien myyntien suoritusmerkintöjä maksutapakohtaisesti.
Ennakkomaksut: Generoi raportin tilausten osittaisista tai kokonaisista suoritusmerkinnöistä, jos tilaukselle on luotu lasku tai lasku-lähetyslista tulevat tiedot raportille mukaan.
Erääntyneet laskut: Generoi raportit erääntyneistä laskuista ja asiakkaiden veloista yhteensä.
Lasku ja maksut: Generoi raportin taustajärjestelmässä tehtyjen laskudokumenteistä ja niiden suoritusmerkinnöistä.
Ostot: Ostojen yhteenveto, tuote- ja tuoteryhmäraportit, myöhästyneiden toimitusten raportti, toimittajien ja toimittajaryhmien raportit. Ostodokumenttien ja ostettujen tuotteiden yksityiskohtaiset raportit.
Varastosaldot: Mahdollistaa erilaisten varastosaldojen raportit yksittäisten tuotteiden, varastojen, tuoteryhmien jne. suodattimien perusteella.
Varastokirjaukset: Raportti listaa kaikki varastokirjaukset ajanjakson, varastopaikan ja/tai toimittajan perusteella.
Varastopoistot: Raportti listaa kaikki varastopoistot ajanjakson, varastopaikan ja/tai toimittajan perusteella.
Varastosiirrot: Raportti listaa kaikki varastosiirrot ajanjakson, varastopaikan ja/tai toimittajan perusteella.
Provisiot ja työaika: Voidaan ottaa raportteja työtekijöiden työajanseurannoista ja provisioista.
Vie kirjanpitoon: Toimii ainoastaan yhdessä QuicBooks kirjanpito-ohjelmiston integraation kanssa
Tarkastele kirjautumistietoja: Näyttää tilille kirjautumisten ajankohdat, IP-osoitteet ja käyttäjätunnukset sekä väärin syötetyt käyttäjätunnukset.
Tapahtumaloki: Listaa poistoja tehneen käyttäjän käyttäjätunnuksen, kellonajan ja päivämäärän, moduulin johon toiminto on koskenut
Actual Reports: Työkalun avulla voidaan luona moninaisia ja useisiin käyttökohteisiin sopivia PDF tulosteita. AR-työkalua voi käyttää niin omien laskudokumenttien pohjien luontiin kuin myös hintalappujen ja etikettien tulostamisessa.
Raporttigeneraattori: Mahdollistaa omien raporttipohjien luomisen tietokantataulukoiden avulla.