Useimmat Erply-tilit käyttävät alla kuvattua "uutta varastologiikkaa". Tämä on ollut oletusarvo kaikilla uusilla tileillä vuosia.
On kuitenkin olemassa pieni määrä vanhempia tilejä, jotka käyttävät edelleen "vanhaa" logiikkaa. Erplyn tiimi voi päivittää tilisi ja auttaa mielellään - päivitys parantaa varastoraporttien nopeutta ja mahdollistaa lisätoimintojen käytön. Tämä sisältää kuitenkin myös rajoituksia varmennettujen asiakirjojen muuttamiselle.
Tilin asetusten tarkistaminen
Tiliasetukset voidaan tunnistaa taustajärjestelmän-versionumerosta, joka näkyy oikeassa alakulmassa (Classic) tai oikeasta yläkulmasta avautuvassa valikossa (Berlin).
Jos versionumeroa seuraa "(i)", tilillä on uusi varasto.
Jos versionumeron perässä ei ole "(i)", tilillä on vanha varasto.
Siirtyminen vanhasta varastosta uuteen
Muutoksia varastoinnissa
1. Uudessa varastossa ovat kaikki varastokirjanpidot todistettava. Kirjanpidon, varastokirjauksen ja -poiston sekä varastoliikkeiden tiedoissa on myös vahvistuspainike.
2. Vahvistetun tositteen rivejä ei voi enää muuttaa (eikä varastoa), koska vahvistetulle tositelle on jo luotu varastokirjanpito. Et voi erityisesti lisätä tai poistaa rivejä tositteessa tai muuttaa tuotetta tai määrää tositerivillä. Muita kenttiä (esim. laskun myyntihintaa) voidaan kuitenkin muokata.
Muokataksesi ota asiakirjasta kopio ja hyvittää tai poistaa vanha asiakirja.
Poikkeuksena on mahdollista poistaa rivejä hyväksytystä lähetysluettelosta.
Toisena poikkeuksena ostolaskuilla voi muuttaa valuuttakurssia ja lisätä toimituskulut vahvistuksen jälkeen. Vaikka kohde olisi jo myyty asiakkaille, sen varastohinta päivitetään jälkeenpäin.
3. Varastoja on oltava riittävästi tavaran siirtämiseksi varastosta toiseen. Varastoliikeraporttia vahvistettaessa järjestelmä tarkistaa, että varastoa on riittävästi, muuten tulee virheilmoitus.
4. Varastomerkinnät luodaan, kun käyttäjä vahvistaa tositteen. Siten tavarat saapuvat varastoon ja lähtevät asiakirjojen hyväksymisjärjestyksessä. Tavaran saapumis- tai lähtöpäivää ei periaatteessa voida määrittää varastotositteesta, vaan kaikki varastomuutokset tapahtuvat reaaliajassa.
Uusia mahdollisuuksia
Nämä Erply-ominaisuudet ovat saatavilla vain asiakkaille, joilla on uusi varasto:
- Tuotteiden kokoonpano
- Tuotetaulukkosuodatin "Näytä vain varastossa olevat tuotteet"
- Ostosten kokonaissuunnittelu ja tavaroiden siirtäminen toiseen varastoon
Raportit → Varasto -moduuli sisältää varastoraportin, joka sisältää sekä positiiviset että negatiiviset varastomäärät. Raportin nimi on "Kaikki varastot (positiiviset ja negatiiviset)". Aikaisemmin todelliset varastot ja miinusvarastot piti tarkastella erikseen.
Tilin uusiminen
Päivittääksemme tilisi, meidän on suoritettava toimenpide, joka laskee ja rekisteröi uudelleen kaiken varaston. Edellinen kausi suljetaan kokonaan eikä edellisen kauden asiakirjoja voi enää muuttaa tai poistaa.
Valitsemme siirtymäpäivän, joka on yleensä edellisen kuun loppu (jos nyt on esimerkiksi huhtikuu, valitsemme siirtymäpäiväksi maaliskuun 31. päivän).
Erply:
- tekee tilannekatsauksen jakson lopussa (31. maaliskuuta);
- laittaa määrät ja kustannukset uuteen varastojärjestelmään;
- ja laatii varastokirjanpidon kaikista osto-, myynti- ja varastokirjanpidosta, joka on laadittu tämän päivämäärän jälkeen (eli alkaen 1. huhtikuuta).
31. maaliskuuta ja sitä aikaisemmin päivätyt asiakirjat lukitaan, eikä niitä voi enää muokata tai poistaa.
Kaikki 1.4. jälkeen tapahtuvat varastosiirrot tarkistetaan: onko varastoa riittävästi? Jos ei, varaston siirto jää vahvistamatta, ikään kuin sitä ei olisi vielä tapahtunut. Tietoa tällaisista varastosiirroista näkyy myös kotisivullasi, viestiosiossa.
Tällaisten varastosiirtojen käsittelyyn on useita vaihtoehtoja. Jos ongelmana on, että esimerkiksi ostolaskua ei ole vielä saapunut, voit odottaa sitä ja vahvistaa varastosiirrot. Jos varastonmäärä on yksinkertaisesti väärä, voit korjata sen ja yrittää sitten vahvistaa siirtoa uudelleen (esimerkiksi, jos oli tarkoitus siirtää 5 tuotetta toiseen varastoon, niin silloin varastonmäärä olisi pitänyt olla vähintään 5). Lopuksi nämä varastosiirrot voidaan jättää huomiotta ja korjata varaston eroja seuraavan inventaarion aikana.