Myyntiasiakirjoissa, kuten lasku-lähetyslista, käteiskuitti, lasku ja hyvityslasku; sekä ostoasiakirjoissa, kuten osto-rahtikirja, ostolasku ja käteinen ostolasku; että varastonasiakirjoissa, kuten varastonsiirto, varastokirjaus ja poistokirjaus - kaikissa niissä on varaston kirjauspäivämäärä. Usein kysytään, miksi tätä päivämäärää ei voida muuttaa. Vastaus on FIFO - ensimmäinen sisään, ensimmäinen ulos. Tässä määrittelemme, mitä se tarkoittaa.
FIFO
FIFO- tai jonotusmenetelmää sovellettaessa oletetaan, että varastossa olevia tuotteita myydään (tai käytetään) siinä järjestyksessä kuin ne on hankittu. Tämä tarkoittaa, että ensin laitetaan kustannukseksi alkusaldo, sitten ensimmäisenä saavunut erä jne., eli myöhemmän saavunut erät jäävät loppuvarastoon. Jäljelle jäävän varaston hankintameno lasketaan viimeisen vastaanotetun ja vielä myymättömän tai käyttämättömän erän hinnan perusteella.
FIFO:n edut ovat:
- Helppo ymmärtää ja maailmanlaajuisesti käytetty sekä luotettava.
- Valvoo varaston luonnollista liikettä (vanhimmat tuotteet myydään ensin, ensihintaan). Tämä tekee kirjanpidosta helpompaa ja vähentää virheiden ilmaantumista.
- Vähemmän jätettä.
- Varastoon jätetyt tuotteet kuvastavat paremmin markkina-arvoa.
- Suuremmat voitot.
- Tilinpäätöstä on vaikeampi manipuloida.
- Antaa tarkan kuvan yrityksen taloudesta.
- Auttaa yritystä suunnittelemaan tulevaisuutta.
Miten tämä kaikki liittyy varastointipäivään?
Varaston päivämäärä on vahvistettava asiakirjalla.
Kyseessä on päivämäärä, joka vahvistetaan tuotteiden joko siirtyvän pois varastostasi tai saapuvan sisään.
Varastoon päivä vahvistetaan tavaroiden poistuessa tai saapuessa. Miten FIFO tulee voimaan päivämäärän muuttamisen jälkeen? Jos esimerkiksi varastokirjauksen päivämäärää on muutettu viikko sitten, mutta sinä aikana olet joko myynyt/ostanut tavaran, ei ole tämä asiakirja enää oikea.
Näyte:
Ostit maanantaina 20 kpl tuotetta x hintaan 10€. Keskiviikkona myit yhdelle asiakkaalle 10 kappaletta ja toiselle 10 kappaletta 10 € kauppahinnalla. Torstaina ostettiin sama tuote uudestaan samalla määrällä, mutta tällä kertaa 15€:lla. Samana päivänä teet myyntitositteen, mutta asetat päivämääräksi tiistain torstain sijaan. Tiistaina saman tuotteen ostohinta oli 10€, mutta nyt 15€. Tuote olisi oikein myydä 10€ ostohinnalla ja keskiviikon laskut 15€ ostohinnalla. Tämä tarkoittaisi sitä, että kuukausiraportti muuttuisi, voittomarginaalit muuttuisivat ja oletetaan, että kuun lopussa, jos kirjanpitäjä on jo käsitellyt tilit, niin vuoden lopussa kävisi ilmi, että raportit eivät täsmää.
Siksi varastonpäivää ei voida muuttaa virheiden välttämiseksi ja kirjanpidon pitämiseksi kunnossa.