Myyntidokumenttien tyypit
Järjestelmässä olevia myyntidokumenttien tyyppejä voi lisätä, poistaa eikä muuttaa, mutta niiden prioriteettijärjestystä voi muuttaa valinnassa ASETUKSET -> Kaikki asetukset -> Myyntidokumenttien tyypit.
Lasku-lähetyslista – Muuttaa varastosaldoja ja toimii samalla myyntidokumenttina. Oletusasetuksilla tuoteriveillä käytetään alvittomia myyntihintoja.
Käteiskuitti – Kaikki kassalla tehdyt myynnit, riippumatta maksutavasta ovat aina käteiskuitteja. Muuttaa aina varastosaldot ja tuoteriveillä käytetään alvillisia myyntihintoja.
Lasku – Maksuasiakirja, jota käytetään yhdessä rahtikirjan kanssa. Lasku ei muuta varastosaldoja. Laskusta ei voi enää muodostaa rahtikirjaa, mutta rahtikirjasta voi muodostaa laskun.
Rahtikirja – Käytetään tavaroiden lähettämiseen asiakkaalle. Rahtikirja muuttaa vain varastosaldoja, lasku on luotava erikseen. Rahtikirja on käytännössä lähetyslista.
Ennakkolasku – Ennakkolaskua luodessa on pakollista määrittää ennakkomaksun osuuden prosentteina tai euroina. Ennakkolasku yksin ei muuta varastosaldoja, joten sille on erikseen luotava joko Lasku-lähetyslista tai Rahtikirja.
Varaus – Ainoastaan varaa dokumenttiin lisätyjen tuotteiden varastosaldot, mutta ei muodosta myyntiä, ennen kuin luodaan Lasku-lähetyslista tai Rahtikirja ja siitä Lasku. Varaus katoaa, kun sille luodaan jokin em. dokumentti.
Hyvityslasku – Myytyjen tuotteiden palautus luo automaattisesti hyvityslaskun. Hyvityslaskun voi myös luoda Laskusta tai Lasku-lähetyslistasta, joissa on virheitä. Hyvityslasku palauttaa sen sisältämät tuotteet varastosaldoille.
Tilaus – Tilaukset voidaan saapua verkkokaupasta tai niitä voi tallentaa joko kassalla tai taustajärjestelmässä. Tilaus vasta varaa varastosaldot, mutta se ei ole myyntidokumentti. Tilaus voi olla osittain tai kokonaan maksettu tai maksamaton. Maksusuoritukset liikkuvat lasku-lähetyslistalle. Kassalla voi käsitellä ainoastaan osittain tai kokonaan maksamattomia tilauksia.
Myyntiasiakirjan luominen
Myyntitositteen luomiseksi valitse Myynti → Lisää lasku.
Myyntitositteen tyypin voi valita tarpeen mukaan vasemmalla olevasta valikosta. Järjestelmä tarjoaa oletuksena taustajärjestelmässä Lasku-lähetyslistaa.
Asiakas ja varastokentät on pakolliset kentät täyttää, ennen kuin dokumentin voi ensimmäisen kerran tallentaa. Lisää tuotteita myyntitositteeseen kirjoittamalla nimi tai koodi riville aloittaaksesi haun tai kirjoittamalla tuotteen nimi. Nähdäksesi koko tuotevalikoiman → napsauta suurennuslasia → valitse haluamasi tuotteet.
Erplyssä “Asiakas” on aina laskun maksaja, jos saaja on joku toinen henkilö tai taho, kuin maksaja, voidaan vastaanottaja lisätä vasemmasta palkista kohdasta “Toimitusosoite (jos eri kuin asiakkaan):”, luonnollisesti tämänkin asiakkaan tiedot pitää olla lisättynä ASIAKKAAT moduuliin.
Kun kaikki tuotteet on lisätty, paina Tallenna (F7) ja Hyväksy (F8). Myyntitosite on nyt laadittu ja löytyy "Laskut"-moduulissa valmiina jatkokäyttöön.
HUOMIO! muista lisätä myyntidokumenteille myös suoritusmerkinnät, ohjeen löydät Lisää suoritus sivulta.
Myyntitositteiden numerointikaavio
Kuittien numerointiesimerkkejä:
34000001
Tämä numero kertoo minulle, että se on ensimmäinen tapahtuma kassapisteessä #3 kokonaiskassojen määrässä.
24000054
Tämä numero kertoo minulle, että se on 54. tapahtuma kassapisteessä #2 kokonaiskassojen määrässä.
Numeroiden erittely
24000054
Erplyn antama kassanumero. Tämä numero löytyy kohdasta Hallinta -> Kassapisteet) Tämä numero identifioi kassan, jossa myynti on käsitelty, ja vuorostaan myös sijainnin, jossa se on käsitelty.
24000054
Tämä on kuittien aloitusnumero, ja se tunnistaa asiakirjan myyntipisteessä tehdyksi kuitiksi. 1 000 000 myynnin/tai palautuksen jälkeen määrä nousee viiteen.
24000054
Yksilöllinen tunniste. Tämä luku on tapahtuman kokonaismäärä kyseisessä rekisterissä. Yhteensä 1 000 000 myynnin ja/tai palautuksen jälkeen kuittinumerossa lukee 2 500 000.
Palautus
Esimerkkejä numeroista:
34000003K
Tämä kertoo minulle, että se on palautus ja se oli kolmas käsitelty tapahtuma 3.kassassa.
100007K
Tämä kertoo minulle, että se on seitsemäs taustajärjestelmässä tehty tapahtuma joka myös käsiteltiin taustajärjestelmässä.
Palautukset kassalla
34000003K
Ilmoittaa kassanumeron, jolla palautus käsiteltiin.
34000003K
Tämä on palautusten aloitusmäärä, ja se tunnistaa asiakirjan myyntipisteessä tehdyksi kuitiksi. 1 000 000 myynnin ja/tai palautuksen jälkeen määrä kasvaa viiteen.
34000003K
Yksilöllinen tunniste. Tämä luku on myyntien ja palautusten kokonaismäärä kyseisellä kassalla. Yhteensä 1 000 000 myynnin ja/tai palautuksen jälkeen kuittinumero on 35000000K.
34000003K
Tämä kirje tunnistaa asiakirjan hyvityslaskuksi. Kirje on yksilöllinen hyvityslasku-asiakirjatyypille.
Palautusnumero perustuu siihen kassaan, johon kauppa palautettiin. Kuittipalautusten ja ilman kuittia olevien palautusten välillä ei ole yksilöllistä numeroeroa. Palautuskuitin numerot ovat samat kuin kuitin numerot.
Jos esimerkiksi myynti käsitellään kuittinumerolla 24000054, seuraava palautus on numeroitu 24000054K, niin että seuraava myynti on 24000055.
Palautukset taustajärjestelmässä
Esimerkkejä numeroista:
100007K
Taustajörjestelmässä tehtyjen palautteiden numerointi on hieman erilainen, mutta numerointijärjestelmä on yleensä edelleen sama. Aivan kuten kuitit ja palautukset linkitetään toisiinsa numerointissaan, numerointi on linkitetty taustajärjestelmässä palautusten, laskujen ja lasku-lähetyslistojen välillä.
100007K
Taustajärjestelmässä tehtyjen asiakirjojen aloitusnumero. Aloitusnumeroa voi muuttaa manuaalisesti taustassa: Asetukset -> Myyntitositteiden aloitusnumerot.
Tätä numerointia käytetään laskuissa, lasku-lähetyslistoissa, hyvityslaskuissa ja kuiteissa (paitsi ne, jotka on lähetetty POS (kassa) Berlinistä tai Offline POS:sta).
Numero voi olla enintään 7 numeroa pitkä.
100007K
Tapahtumamäärän numero. Tämä sisältää laskut-lähetyslistat, hyvityslaskut ja taustajärjestelmässä tehdyt kuitit.
100007K
Tämä kirje tunnistaa asiakirjan hyvityslaskuksi. Kirje on yksilöllinen hyvityslasku-asiakirjatyypille.
Huomaa, että tässä numerossa ei ole 4:ää, koska sitä ei käsitelty kassassa.
Laskut, Lasku-Lähetyslistat, Hyvityslaskut ja BO Kuitit
Esimerkkinumero:
100008
Laskut, Lasku-Lähetyslistat, Hyvityslaskut ja Kuitit, jotka on tehty taustajärjestelmässä - kaikilla on sama numerointi
Jos esimerkiksi luodaan lasku numerolla 100008, seuraavaksi taustajärjestelmässä luotava luottolasku on 100009K, sitten seuraavaksi luotava lasku-lähetyslista on 100010 ja niin edelleen.
Rahtikirjat, Ennakkomaksut, Tarjoukset ja BO Myyntitilaukset
Esimerkkinumero:
100001
Rahtikirjat, Ennakkomaksut, Tarjoukset ja Myyntitilaukset taustajärjestelmässä (BO:ssä) - kaikilla on sama numerointi
Jos esimerkiksi rahtikirja luodaan numerolla 100001, seuraavaksi luotava Back Office -myyntitilaus on 100002, seuraavaksi luotava tarjous on 100003 ja niin edelleen.
Kuinka muuttaa myyntitositteiden aloitusnumeroita?
Siirry taustajärjestelmässä Asetukset -> Yleiset asetukset. Vieritä alas, kunnes löydät "Aloitusnumero myyntidokumenteille" -osion.
Tämä osio on jaettu kahteen kategoriaan:
- Laskut, käteislaskut ja vastaavat asiakirjat
- Rahtikirjat, tarjoukset, tilaukset ja vastaavat asiakirjat.
Syötä numerosarja, jolla haluat asiakirjojen alkavan. Jos sinulla on esimerkiksi Taidegalleria 555, voit määrittää kaikki laskut alkamaan numerolla 555 kirjoittamalla sen numeron yläkenttään - tai kaikki myyntiin liittyvät asiakirjat voivat alkaa numerolla 555 kirjoittamalla tämä numero alempaan kenttään.
Jos vain alempi kenttä on täytetty, kaikki asiakirjat alkavat syötetyillä numeroilla.
Sen jälkeen tallenna muutokset.
Huomatuksia myyntiasiakirjoissa
Myyntitositteiden huomautusten avulla voidaan kiinnittää huomiota yksityiskohtiin, jotka ovat muuttuneet, tai jotka on tiedettävä sopimusta tehtäessä.
Yleisiä huomautuksia:
- Maksuehdot uusittu
- Tilauksen tiedot
- Oikeudet ja velvollisuudet
- Palautusehdot
- Toimitusehdot
Muistiinpanojen lisääminen myyntiasiakirjoihin
Kommentteja voidaan lisätä uuteen tai jo tallennettuun asiakirjaan. Valitse asiakirja, johon haluat lisätä huomautuksen, menemällä Myynti -> Laskut -> valitse haluttava lasku ja sivun alhalla vasemmalla on muistiinpanot.
Muistiinpanoisiin syötetty teksti (lisäteksti laskussa) tulostetaan automaattisesti.
Jos haluat lisätä sisäisiä merkintöjä, "Merkinnät"-viesti näkyy vain käyttäjille.
Kun olet lisännyt muistiinpanot, paina Tallenna.
Muistiinpanot (laskussa oleva lisäteksti) näkyy vakiotulosteessa.
