Kaikki käyttäjät, joiden käyttäjäryhmän asetuksissa on valinta "Luo ja muokkaa lomakepohjia (Actual Reports)" aktiivisena, voivat luoda omiin tarpeisiin sopivia PDF-tulosteiden pohjia. Omia tulostepohjia voi luoda niin kuin myyntidokumenteille kuin myös erilaisille etiketeille, hintalapuille tai flyereille/mainoksille, pohjien käyttömahdollisuuksia rajaa vain oma mielikuvistus.
A - AR -työkalun avaus (useita tapoja):
RAPORTIT -> Actual Reports työkalu avautuu uuteen välilehteen, jossa on tyhjä dokumenttipohja:
Kun näkymässä on mikä tahansa myynti- tai tilausdokumentti, voi AR:n avata sivun alareunan F6 painikkeesta:
Avautuvassa ikkunassa voi valita tulostettavan pohjan järjestelmän oletuspohjan “Tulosta/Lataa PDF" valinnoista tai lähettää tiedoston PDF liittenä “Lähetä sähköpostitse” valinnasta. Ikkunasta voi avata AR -työkalun “Asiakaskohtaiset tulosteet” alasvetovalikosta tai aloittaa uuden pohjan luomista “Muokkaa pohjaa” tai “Uusi pohja” valinnoista.
B - Pohjan muutokset Actual Reportsilla
“Asiakaskohtaiset tulosteet” oletuspohjien (esim. Invoice-Waybill) kieli on aina englanti, joten kaikkien kenttien otsikot ja selitteet jne. on käännettävä itse:
Acatual Reports ikkunan vasemmasta reunasta voi lisätä dokumenttiin elementtejä, joiden paikkaa ja kokoa voi hiirellä vetämällä muuttaa.
Sivun yläreunassa on tekstikenttien muotoilujen työkalurivi, josta voi muuttaa fonttia, kokoa, muotoa, väriä, keskitystä jne…:
Kenttien kokoja ja paikkaa voi muokata myös oikean reunan PROPERTIES välilehden Position ja Dimenssions valinnoilla.
Kuva/Image kentän sisällön voi lisätä tietokoneelta SELECT LOCAL FILE painikkeesta.
Oikealla FORMATING välilehdessä näkyy aktiivisen kentän teksti- ja tietosisällöt, jotka näkyvät aina aaltosulkujen välissä ja niitä voi lisätä tai muokata INSERT DATA FIELD painikkeesta.
Käytettävissä olevat tietokentät kuvataan avautuvassa ikkunassa aakkosjärjestyksessä ja niitä voi etsiä sivun yläreunan suurennuslasin kuvakkeesta hakusanalla tai sen osalla.
Valinta File -> Save tallentaa avatun pohjan, mutta kun on tarve luoda uusi pohja, sen nimi pitää muuttaa ennen tallennusta, joko sivun vasemmasta yläkulmasta tai File -> Rename valinnasta.
C - Dokumenttien oletuspohjat
Eri dokumenttien tulostukseen voidaan valita omat oletuspohjat käyttöön asetuksesta ASETUKSET -> Yleiset asetukset -> Default templates for AR printouts, voit asettaa omat pohjat käyttöön myyntilaskuille ja -tilauksille, ostolaskuille ja -tilauksille sekä tarjouksille.
