Myyntitositteen tallentaminen myöhempää käyttöä varten
Työskentele eri osastojen välillä
Mahdollisuus tallentaa asiakirjoja myöhempää käyttöä varten avaa oven joustaviin työnkulkumahdollisuuksiin.
Esimerkiksi: Myyntitiimi voi luoda ja tallentaa laskuja. Tilivastaava voi avata tallennetut laskut, päättää, kannattaako kanta-asiakasalennuksia soveltaa, ja hyväksyä sitten asiakkaalle lähetettävän asiakirjan.
Säilytä johdonmukaisia tietueita
Laskujen tallentaminen ja muokkaaminen vahvistettujen laskujen poistamisen sijaan säilyttää rekisteröintinumerot. Käytä asiakirjojen tallentamista, jotta rekisteröintinumerot pysyvät johdonmukaisina koko yrityksessäsi.
Ero tallennuksen ja vahvistamisen välillä
Useimmat Erplyn dokumentit antavat sinulle mahdollisuuden tallentaa tai hyväksyä.
Tallenna asiakirja, jonka parissa työskentelet, mutta haluat palata siihen myöhemmin.
Hyväksy asiakirja ottaaksesi kaikki muutokset käyttöön. Hyväksytuille asiakirjoille määritetään automaattisesti luotu rekisteröintinumero. Et voi enää muuttaa varasto- tai tuotemääriä ja lisätä uusia rivejä (paitsi myyntitilauksissa ja tarjouksissa).
Toimenpiteet, jotka vaativat “Hyväkysmisen”
Kaikki inventaarioasiakirjat on hyväksyttävää, jotta varaston siirto tapahtuu.
Varaston siirrot (Virhe tapahtuu, jos varastoa ei ole tarpeeksi).
Asiakirjan kentät, joita ei voi muuttaa hyväksymisen jälkeen
Seuraavaa ei voi muuttaa, koska Erply on jo käsitellyt varastosiirron:
- Myyntitositteen rivikohdat (lisääminen tai poistaminen).
- Myyntiasiakirjojen paikat (varasto)
- Myyntitositteissa olevien tuotteiden vaihto.
- Tuotemäärien muokkaaminen.
- Varastotoimenpiteen päivämäärä.
Poikkeukset
Tuotteet voidaan poistaa hyväkystyistä rahtikirjoista.
Valuuttakurssia saa muokata hyväksytyissä ostolaskuissa (hinta päivitetään takautuvasti).
Toimitus voidaan lisätä hyväksyttyihin ostolaskuihin (hinta päivitetään takautuvasti).
Merkittäviä vuorovaikutuksia
Jos sinulla on huhtikuussa päivätty ostolasku, mutta hyväksyt sen toukokuussa, ilmestyy se toukokuun ostoraportiin.
Jos haluat tehdä muutoksia, on kopioitava asiakirja ja poistettava tai hyvitettävä vanha.