Aseta verkkolaskut

15. tammikuuta 2024

On this page

Verkkolaskut

Erplyn verkkolaskutuksen moduuli mahdollistaa verkkolaskujen lähetyksen suoraan Erply tilin Myyntimoduulin kautta. Verkkolaskutus on sidottava tilillä laskujenvälittäjän tiliin, mutta ei vaadi muita monimutkaisia toimenpiteitä laskujen lähetyksen yhteydessä.

Verkkolaskutuksen edellytykset:

1. Aktivoituna verkkolaskujenvälittäjän tili

  • Suomessa ja muualla maailmassa - Maventa
  • Virossa - Omniva Arvekeskus

2. Erply tilin Yrityksen omiin perustietoihin on pakollisena täytettävä kaikki alla olevat lähettäjän tiedot:

  • Nimi
  • Y-tunnus (Business ID)
  • ALV-numero
  • IBAN
  • Pankkitilinumero
  • SWIFT/BIC (pankin tunniste 8-11 merkkiä)
  • Osoite
  • Välittäjätunnus
  • Verkkolaskuosoite

 

3. Verkkolaskutusasiakkaiden tietohin on täytettävä kaikki alla olevat laskun saajan tiedot:

  • Nimi (2 - 35 merkkiä)
  • Y-tunnus / Business ID
  • ALV-tunnus
  • Osoite (katuosoite min. 2 - max. 35 -merkkiä), Kaupunki, Postinumero ja Valtio. Valtion määrittäminen on pakollista, myös suomen sisäisissä laskuissa  
  • Verkkolaskuosoite, on pakollinen valinta, aina kun laskut lähetetään verkkolaskuna
  • Verkkolaskujen sähköpostiosoite, on pakollinen valinta, jos laskut lähetetään sähköpostina ja sähköpostiosoite poikkeaa asiakaskortin sähköpostiosoitteesta

4. Muut asiakaskortin tiedot

  • “Data exhange channels” valinnat eivät määritä laskun lähetystapaa, niiden avulla voi vain suodattaa laskuja Erplyn Myynti -moduulissa
  • Varsinainen lähetystapa Maventasta (verkkolasku vai sähköposti) riippuu asiakaskortin tiedoista:
    • ensisijainen tieto on verkkolaskutusosoite (+Y-tunnus)
    • mikäli verkkolaskutusosoitetta ei ole merkitty, tarkistetaan sähköpostiosoitteet, joista ensisijaisesti tarkistetaan "Verkkolaskujen sähköpostiosoite" ja vasta sen jälkeen asiakakortin sähköpostiosoite.
    • tapauksessa, jossa yhtään edellisistä tiedoista ei löydetä, lähteen lasku tulostuspalveluun, mikäli se on Maventassa aktivoitu käyttöön
    • Viitteenne kentään voi lisätä asiakkaan vaatiman oman viiteen, joka välittyy asiakkaan saamaan verkkolaskuun

Verkkolaskujen suodatus lähetystavan mukaan ASIAKAAT moduulissa:

 

MYYNTI moduulissa laskujen lähetystavan suodatus:

Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Verkkolaskutus voidaan ottaa käyttöön Erpyssä kahdella tavalla:

  • Suurimalle osalle Erplyn käyttäjistä sopiva tapa, on lisätä operaattorin tunnukset taustajärjestelmään
  • Räätälöydyille Erply ratkaisuille integrointi voidaan kytkeä käyttöön Erplyn Appstoren kautta

Hae Maventa tililtä API avaimet ja Yrityksen UUID tunnukset

 

Valitse Erplyssä MYYNTI -> Aseta verkkolaskut -> aktivoi valinta Maventa -> lisää kenttiin API-avain ja UUID tunnukset -> Update

Omnivan asetuksissa pitää lisäksi varmistaa, että valinta "Acces to EPL allowed" on aktiivinen. Generoi avaimet ja lisää ne vastaaviin kenttiin "Data Exchange URL" ja "Authentaication Code". Mikäli Omnivassa generoidaan uudet avaimet, on ne vastaavasti muutettava myös Erplyn tilin asetuksissa.

 

Tilillä on mahdollista käyttää samaan aikaan sekä Maventan että Ominivan lähetyspalveluita, kun molemmat ovat tilillä yhtäaikaa käytössä, laskujen välittäjä valitaan laskun vastaanottajan maan perusteella.

Verkkolaskujen lähetys:

Ota huomioon, että Finvoice 3.0 määrittelyissä on tuoterivin merkkien maksimipituus 100 merkkiä. 

  1. Valitse MYYNTI -> Laskut
  2. Aktivoi lähettävät laskut
  3. Klikkaa VERKKOLASKUT painiketta
  4. Valitse avautuvasta ikkunasta Lähetä valitut
  5. Järjestelmä antaa ilmoituksen onnistuneesta lähetyksestä
  6. Noin minuutin kuluttua lähetyksestä voit pyytää operaattorilta lähetyksen tilan tarkistusta Päivitä tilat painikkeesta, tämä päivittää tilan ainoastaan Erply tilillä, eikä se vaikuta mitenkään Maventasta lähetystä odottavien tiloihin. 

 

Lähetysten virheet

Verkkolaskujen lähetys päätyy virheeseen eli laskua ei siirretä Maventaan useimmiten siksi, että asiakkaan tiedoissa on jokin muotoiluvirhe, tyypillisimmin yrityksen nimi tai osoite ovat liian pitkiä,  molemmat saavat Finvoice 3.0 määrittelyissä olla eniintään 35 merkkiä pitkiä, huomio että merkiksi lasketaan myös tyhjät välilyönnin. 

Virheen aiheuttaja ilmoitetaan punaisella englanniksi lähetysyrityksen jälkeen, alla olevassa esimerkissä “Street should be 2 to 35 characters long” ilmoitetaan, että asiakkaan katuosoitteessa on liikaa merkkejä. Tämä virheilmoitus katoaa, kun näkymässä siirrytään muualle, mutta virheilmoitus jää aina näkymään lähetysten logitietoihin MYYNTI -> Aseta verkkolaskut -> Logs -välilehti. Korjaa asiakkaan tai laskun tiedot, tallenna ja lähetä lasku uudelleen. 

UKK:

Jos lasku ei siirtynyt operaattorille, voiko sen lähettää uudelleen?

  • Jos lähetyksen ongelma on esimerkiksi virheistä asiakastiedoissa, eikä muista yhteysongelmista, voit korjata laskun ja lähettää sen uudelleen
  • Jos lasku on kuitenkin siirtynyt operaattorille, poista lasku järjestelmästä, ennen kuin lähetät sen uudelleen, ylikirjoitus saattaa aiheuttaa virhetilan.

Mitä verkkolaskutus standardia käytetään?

  • Maventassa Finvoice 3.0
  • Omnivassa 1.2 lähetyksissä ja 1.2, 1.1 vastaanotossa

Miten voi estää laskujen lähettämisen asiakkaalle useampaan kertaan?

  • Maventan tilillä Asetukset -> Laskujen lähettäminen -> Yleistä -> valinta aktiiviseksi "Älä salli saman laskunumeron käyttöä uudestaan"
  • Kun uudelleen lähetyksen esto on asetettu Maventassa käyttöön ja samaa laskua yritetään lähettää uudelleen antaa verkkolaskun lähetys virheilmoituksen “COULD NOT SAVE INVOICE DUE TO INVOICE NR DUPLICATE INVOICE NUMBER”. Mikäli jostain syystä on tarve kuitenkin lähettää sama lasku uudelleen asiakkaalle, poista ensin valinta Maventasta ja lähetä vasta sen jälkeen lasku uudelleen Erplystä. 

 

Mistä Maventassa löytyvät asetukset?

  • Asetukset löytyvät oikeasta yläkulmasta
  • Yritysen asetukset sijaitsevat vasemmassa palkissa

Voiko verkkolaskun lähettää toiselle taholle, kuin asiakkaan sähköpostiin?

  • Lisää vastaanottajan sähköpostiosoite asikaskortin "Verkkolaskujen sähköpostiosoite" kenttään

Kuinka kauan aikaa verkkolaskujen lähetys kestää?

  • Normaalitilanteessa laskut siirtyvät operaattorin järjestelmään 1-5 minuutissa ja jos automaattinen lähetys on operaattorin tilillä kytketty käyttöön, voi lähetys kuitenkin viedä useita tunteja

Miten voin varmistaa Maventan lähetyskanavan?

  • Maventassa on lähetykseen priorisointijärjestetys, joka riippuu laskuihin lisättyihin tietoihin. Ensimmäisenä Maventa pyrkii lähettämään laskun verkkolaskuosoitteeseen, jos verkkolaskuosoitetta ei löydetä, lähetetään lasku sähköpostitse, jos osoitetta ei ole lisätty, lähettää Maventa laskun tulostuspalveluun, jos palvelu on Maventassa käytössä Asetukset -> Laskujen lähettäminen -> Tulostuspalvelu -> Ota tulostuspalvelu käyttöön

Mitä pitää tehdä, kun verkkolaskun lähetys antaa virheilmoituksen "ReferenceNumber should be 2 to 25 characters long"?

  • Erplyn tilillä ei ole laskujen viitenumerot käytössä ASETUKSET -> Yleiset asetukset -> Myyntidokumenttien tulostus -> Viitenumero laskuilla -> valitse laskutusperusteinen (viitenumeron maksimipituus on 25 merkkiä).