Käytä järjestelmää turvallisesti
Vähennä hallinnollisia virheitä ja suojaa toimintaprosesseja ryhmittelemällä työntekijät heidän päivittäisten työtehtävien mukaan. Voit esimerkiksi sallia myyntipäälliköiden antaa alennuksia myyntidokumenteille, mutta voit estää heitä ottamasta tuotteita varastosaldoille tai voit antaa varastotyöntekijöiden tehdä inventointeja tai muita tärkeitä varastotoimintoja, mutta voit estää heiltä laskujen luomisen asiakkaille jne.
Estä sisäiset väärinkäytökset
Alennusten väärinkäyttö voi johtaa jopa 34,5% tappioihin. Käyttäjäryhmien oikeustasojen määritysten avulla voit mm. estää muiden kuin itse luotujen myyntidokumenttien poistamisen tai muokkaamisen tai piilottaa tiettyjen moduulien näkymät kokonaan ja paljon muuta.
Tukiprosessin muutokset
Lisää, muuta tai poista työntekijöitä yrityksesi kasvaessa. Jos haluat tietoturvaa tarkemmalla tasolla, voidaan käyttäjäryhmien avulla lisätä tai poistaa yksittäisten työntekijöiden pääsy eri ominaisuuksiin.
Vinkki: Luo "entinen työntekijä" tmv. -ryhmä säilyttääksesi työntekijöiden käyttöhistorian ilman, että entinen työntekijä pääsee käsiksi järjestelmään.
Uuden käyttäjäryhmän luonti
Siirry taustajärjestelmän (Back Office) Asetuksiin ja valitse Käyttäjäryhmät.
Valitse keltainen Lisää -painike.
Seuraavaksi voit nimetä käyttäjäryhmän ja määrittää moduulit ja toiminnot, joita tämä käyttäjäryhmä saa käyttää. Alla kuvataan myös kaikki käyttäjäoikeudet, jotka voit määrittää käyttäjäryhmälle.
Edellisen kuvan asetusten mukaan tämä käyttäjäryhmä saa käyttää kassaa (POS) ja taustajärjestelmää (Back Office). Käyttöoikeustasot kannattaa antaa työntekijöiden työtehtävien mukaan. API-pääsy on välttämätön, jotta käyttäjä pääsee lainkaan kassalle, koska kassan toiminnot perustuvat API -kutsuihin.
Käyttäjäryhmän sallitut toiminnot
Oikeassa sarakkeessa näkyy ne toiminnot käyttäjäryhmä voi tehdä, kun toiminnon valinta aktivoidaan, jos valintaa ei tehdä, ei kyseistä toimintoa ole mahdollista tehdä.
Perusmoduulit: myynti-, osto- ja varastoasiakirjat
Tässä osiossa voit myöntää käyttöoikeuksia moduuli kerrallaan. Siinä on kaksi osiota, joista ensimmäinen on "Päämoduulit: myynti-, osto- ja varastoasiakirjat" ja toinen on "muut päämoduulit".
Jokaisen moduulin avulla voit määrittää käyttäjän käyttöoikeustason, kun hän tarkastelee, lisää, muokkaa ja poistaa asioita kyseisessä moduulissa. Moduulit voivat sisältää seuraavia käyttöoikeuksia:
Kaikki: vaihtoehto antaa käyttäjälle pääsyn kyseisen moduulin kokonaistietoihin.
Itse lisätty: vaihtoehdon avulla käyttäjä pääsee käsiksi vain liittämäänsä asiakirjaan
(Tyhjä kenttä): vaihtoehto estää pääsyn vastaavan moduulin tietoihin, eikä näitä valintoja näytetä käyttäjälle ohjelmassa
Huomautus: Jos moduulissa on valintaruutu, se tarkoittaa, että käyttäjällä on pääsy moduuliin tai ei. Välimahdollisuutta ei ole.
Muut perusmoodulit
Kolmannessa osiossa voit määrittää käyttöoikeudet muille moduuleille. Logiikka on samanlainen kuin asiakirjan käyttöoikeudet, mutta päämoduulien alla on 4 vaihtoehtoa:
- Näytä mooduli
- Lisää uusia merkintöjä moduuliin
- Muuttaa moduulimerkintää
- Poistaa moduulimerkinnän
Asetukset
Neljännessä osiossa voit valita käyttäjäryhmän oikeudet muuttaa asetuksia. Ne joko sallivat tai poistavat ne käytöstä.
Asetukset "Käyttäjät tässä ryhmässä"
Jos peruutat "Käyttäjät"-asetuksen ja tallennat sivun, tulee uusi moduuli näkyviin.
Tämän osion avulla voit määrittää, minkä tason käyttäjiä tämän käyttäjäryhmän työntekijät voivat luoda ja muokata.
Alla olevassa esimerkissä käyttäjät eivät voi luoda ylläpitäjiä, myyntiedustajia tai kirjanpitäjiä, mutta voivat luoda uusia kassoja:
Käyttöoikeudet CAFA:lle (Configuration API for Apps)
Verkkokaupan integraatiot ja erilaiset sovellukset saattavat tarvita näitä oikeuksia asetusten tallentamiseen.
Jos et ole varma, vaaditaanko oikeuksia vai ei, jätä ruudut valitsematta. Hakemuksissa ilmoitetaan puuttuvat oikeudet tarvittaessa.
Rajoitettu pääsy
HUOMIO! Kun käyttäjä yrittää kassalla tehdä jotain, mikä ei ole hänen käyttöoikeuksissaan sallittua, esimerkiksi alennusta tuotteesta, Erply näyttää virheilmoituksen tai piilottaa toiminnon.