Inventoinnin avulla oikaistaan varastosaldot, eli tarkistetaan että järjestelmän tuotekorteilla olevat varastosaldot ovat ajantasalla todellisiin fyysisiin määriin verrattuna. Inventaario on suositeltavaa tehdä vähintään kerran vuodessa, mutta inventointeja voi tehdä rajoittamattomasti vaikka joka kuukausi, koska myynnin tai varastokirjausten yhteydessä on voinnut tapahtua virheitä esim. tuotemääriä on merkitty väärin tai tuote on vahingoittunut jne.
Inventaarion voi tehdä käsin tai käyttämällä ns. tiedonkerääjää tai Erply Stocktake appin kautta. Inventointi on mahdollista tehdä yhdellä kerralla tai vaihtoehtoiseti osissa varastopaikka, tuoteryhmä tai toimittaja jne. suodattimiin perustuen.
Ennen inventaarion aloittamista on tärkeää tarkistaa, ettei järjestelmässä ole keskeneräisiä osto- tai myyntidokumentteja.
Tuotteiden laskennassa voi käyttää myös viivakoodinlukijaa, silloin on kirjauduttava sisään samalla tavalla kuin käytettäessä Erply Stocktak sovellusta.
Aloita "VARASTO" -> "Inventointi" -> Aloita uusi varastonouto.
Avautuvassa ikkunassa on varaston valinta ainoa pakollinen valinta. Laskennan suodattimina voi käyttää: tuoteryhmää, toimittajaa, varastopaikassa sijaintia ns. hyllypaikkaa, tuotekategoriaa tai brädiä tai valintojen yhdistelmiä. Lisäksi on mahdollista valita laskentalistalle mukaan kaikki tuotteet, vain tuotteet joilla on varastosaldoja tai saldot ovat nolla tai negatiiviset. Laske ilman varattuja tuotteita, valinta poistaa listalta ne tuotteet, joihin kohdituu keskeneräisiä tilauksia.
Varaston tuotelistaus avautuu uuteen ikkunaan. Vasemmassa yläkulmassa näkyy varastonoudossa valittu varasto ja muut suodattimet. Ainoastaan sarakeen "Laskettu" sisällöt ovat muokattavissa. Lisää sarkkeen “laskettu” soluihin lasketut määrät, "määrä" tai "erotus" sarakkeet päivittyvät automaattisesti luettujen sarakkeen arvojen täyttämisen jälkeen. Kun määrä verrattuna tuotekortilla olevaan saldoon on positiivinen, näkyy erotus sinisellä ja negatiivinen erotus punaisella, sama saldo näkyy sarakkeessa 0.00 mustalla.
Niin kauan, kuin valitaan ainoastaan "Tallenna" painike, voi laskennan keskeyttää ja sulkea listauksen ikkunan sekä jatkaa määrien tallenuksia myöhmmin samalla varastonoutolistalla tai esim. mobiiliappin kautta.
On kuitenkin huolehdittava, että varastonoudon aloituksen ja sen hyväksymisen välinen aika olisi mahdollisimman lyhyt, koska jos listan tuotteita myydään ennen inventoinnin lopettamista, ei varastosaldot päivity aikaisemmin avattuun varastonoutolistaukseen.
Inventoinnin lopettaminen
Inventoinnin hyväksymisen ensimmäisessä vaiheessa on mahdollisuus valita, miten käsitellään kaikki ne tuoterivit, joita ei konkreettisesti laskettu ja tallennettu. Sivun alareunassa on kaksi painiketta "Oletusarvot lopuille tuotteille..." ja "Täydennä nolla muille tuotteille...", joista ensimmäinen lisää invetaarioon tuotekorteilla olevat saldot ja toinen määrittää kaikkien laskematta jääneiden tuoterivien saldot nolliksi.
Varastonoutolistaus suljetaan "Hyväksy" painikkeesta, jonka jälkeen määriä ei voi enää muuttaa.
Inventointilistauksen hyväksymisen jälkeen, vasta varastorekisteröintien ja/tai -poistojen hyväksyminen lopettaa inventoinnin. Riippuen tuotekorteille merkittyjen ja lukemisessa tallennettujen saldojen eroista, voi näkyviin tulla inventointien listauksessa joko "Laadi rekisteröinti" tai "Laadi poistolista" tai molemmat valinnat. Inventointi on valmis, vasta kun nämä dokumentit on hyväksytty.
Poistolistausta ei voi hyväksyä, jos poistettavaksi on määritetty enemmän määriä, kun niitä hetkellä on tuotekortilla eli saldot eivät voi jäädä negatiiviseksi. Tilanne voi muodostua esim. silloin, kun varastonoudon avaamisen ja poistolistan hyväksymisen välisellä ajalla tuotteita on myyty. Järjestelmä antaa hyväksymisen yhteydessä ilmoituksen asiasta, jonka avulla virheelliset määrät voi korjata tiedon mukaan tai poistaa ko. tuoterivit kokonaan poistokirjauksesta, on tapauskohtaista kumpi on parempi tehdä, mutta suosittelemme vain määrien korjausta.
Vasta kun kaikki virheilmoituksen rivit on poistettu tai määrät muutettu, voi poistokirjauksen hyväksyä.
Huomioitava on:
1) varastokirjauksen hyväksyjä voi muuttaa erän sisäänostohintoja eli FIFO-hintoja
2) poistojen tarkat varastohinnat selviävät vasta varastopoiston hyväksymisen jälkeen
Inventoinnin raportit
Tuotteet, joiden määrät lisättiin varastosaldoille näkyvät raportissa RAPORTIT -> Varastokirjaukset -> valitse varastokirjauksen päivämäärä -> Varastokirjaukset. Raportti siis osoittaa kuinka paljon koko varastonarvo nousi inventoinnin yhteydessä
Tuotteet, joiden määrät vähenivät varastosaldoilta näkyvät raportissa RAPORTIT -> Varastopoistot -> valitse varastopoiston päivämäärä -> Varastopoistot. Raportti siis osoittaa kuinka paljon koko varastonarvo laski inventoinnin yhteydessä.
Tuotteista, joiden määrät eivät muuttuneet inventoinnissa verrattuna hyväksynnän hetkellä oleviin tuotekorttien saldoihin, ei voi saada omaa raporttia, koska raportit perustuvat aina varastotapahtumiin ja niiden päivämääriin. Varastonkokonaisarvon voi ottaa raportilla RAPORTIT -> Varastosaldot -> päivämäärän valinta -> varastotilanteet tavaroittain tai varastotilanteet yhteensä tai Varastosaldo tuoteryhmien mukaan jne. riippuen miten tarkasti varastonarvoa halutaan tarkastella.
